เทคนิคในการจัดการสินค้าคงคลังด้วยระบบ MRP และ JIT คืออะไร มีประโยชน์อย่างไรและมมีความสัมพันธ์กับการบริหารสินค้าคงคลังอย่างไร

MRP (Manufacturing Resource Planning) เป็นระบบที่ใช้ในงานบริหารการผลิตในธุรกิจประเภทอุตสาหกรรมการผลิต เป็นระบบที่ช่วยในการวางแผนเกี่ยวกับความต้องการใช้วัตถุดิบว่าใช้ในช่วงใดบ้าง ปริมาณเท่าใด นำไปใช้ในเงื่อนไขอะไร (ผลิต, ขาย) เพื่อให้ปริมาณสินค้าคงคลังอยู่ในระดับที่เหมาะสม (ไม่สูงหรือต่ำเกินไป) รวมไปถึงการจัดการเรื่อง เงินทุน แรงงาน และเครื่องจักร และ การจัดการวางแผน และ ควบคุมการผลิตในโรงงานอุตสาหกรรม ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
                ระบบ MRP มีหลักการทำงานโดยสรุปอย่างไรวัตถุประสงค์หลักในธุรกิจการผลิต คือต้องการผลิตสินค้าให้ทันเวลาและเพียงพอกับความต้องการของลูกค้า โดยควบคุมให้เกิดความเสียหายน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อผลตอบแทนที่ดีที่สุด การทำงานของระบบ MRP โดยเริ่มจากปริมาณสินค้าทั้งหมดที่ต้องการ โดยคำนวณจากจำนวนยอดขายทั้งหมดที่ลูกค้าสั่งซื้อเข้ามา จำนวนยอดสินค้าที่ค้างส่ง และ ปริมาณการใช้สินค้าในกรณีอื่นๆ เมื่อได้ยอดสินค้าทั้งหมดแล้ว จากนั้นก็จะต้องตรวจสอบกับสินค้าในคลังสินค้าสำเร็จรูปพร้อมขาย ว่ามีจำนวนเพียงพอหรือไม่ ถ้ามีเพียงพอ ก็จะจัดเตรียมสินค้า และ จัดส่งสินค้าให้ลูกค้า แต่ถ้าหากสินค้ามีไม่พอที่จะส่งให้ลูกค้า ก็จะต้องทำการวางแผนการผลิตสินค้า ตามจำนวนที่ยังขาดอยู่ โดยการวางแผนเกี่ยวกับความต้องการวัตถุดิบ ว่าจะต้องใช้วัตถุดิบอะไรบ้าง จำนวนเท่าไร และต้องใช้เวลาใดบ้าง ใช้เครื่องจักรไหนบ้าง ใช้พนักงานเท่าไหร่ โดยคำนวณจากรายการวัตถุดิบ (Bill of Material) ซึ่งได้กำหนดว่าสินค้าสำเร็จรูปแต่ละชนิดประกอบด้วยวัตถุดิบอะไรบ้าง และ รายการใช้วัตถุดิบในกรณีอื่นๆ เมื่อได้วัตถุดิบทั้งหมดแล้ว ก็จะต้องมาตรวจสอบวัตถุดิบ ว่ามีเพียงพอหรือไม่ โดยตรวจสอบจาก ยอดคงเหลือของวัตถุดิบคงคลัง และ รายการวัตถุดิบที่ค้างรับจากการสั่งซื้อ (อยู่ในระหว่างการจัดส่งจากผู้จำหน่าย) ถ้าวัตถุดิบเพียงพอ ก็เบิกวัตถุดิบไปผลิตสินค้า ตามแผนการผลิต ขบวนการผลิต และ การควบคุมการผลิต เมื่อผลิตเสร็จก็จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า ระบบก็เชื่อมต่อไปยังการบริหารข้อมูลทางด้านต้นทุน บัญชี และการเงิน

ประโยชน์ของระบบ MRP

1 .ช่วยลดต้นทุนสินค้าได้มาก เนื่องจากมีการวางแผนการจัดการวัตถุดิบตามหลักสากล และรวมถึงการได้ผ่านการใช้งานจริงมาแล้วจากโรงงานที่นำไปใช้ ซึ่งได้ผลเป้นที่น่าพอใจเป็นอย่างมาก

2. ช่วยลดปัญหาที่เกิดจากการบริหาร กระบวนการ วัสดุ เครื่องจักร

3. เป็นที่เก็บองค์ความรู้ขององค์กร เช่น มาตรฐานการผลิต (BOM) วิธีการบริหารจัดการคลังสินค้า วิธีสั่งซื้อ สั่งผลิต ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

4. สามารถเรียกดูรายงานในการสรุปผลได้ ณ ตอนนั้นเลย แม้จะอยู่ต่างประเทศ

5. ลดการสูญเสียวัตถุดิบ สินค้า ด้วยนโยบายการบริหารแบบ FIFO, L4L , EOQ , ROP

6. สามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต สามารถที่จะตรวจสอบกระบวนการต่างๆได้เหมาะสม สำหรับผู้บริหารที่ต้องการนำเสนอสินค้าให้แก่ลูกค้าปัจจุบัน หรือลูกค้าในอนาคต ด้วยข้อมูลที่มีอยู่จริง

7. กำหนดระยะเวลาการส่งสินค้าได้ถูกต้องมากยิ่งขึ้น ก่อนผลิตจริง จะได้ไม่ถูกปรับ และสูญเสียความน่าเชื่อถือเมื่อกำหนดเวลาแล้วส่งสินค้าไม่ทัน

8. สามารถเทียบน้ำหนัก Supplier กับทางองค์กรของตัวเองได้ว่าน้ำหนักแตกต่างกันจะมีผลต่อจำนวนคงคลังและราคาซื้อขายหรือไม่

9. จำนวนการใช้งานของคนไม่จำกัด ผู้ใช้งานเพิ่ม USER ได้เอง มีรูปภาพของชื่อผู้ใช้แต่ละคนและลายเซ็นต์

10. รองรับการทำงานให้สอดคล้องกับ ISO โดยตอบคำถาม ISO ได้ไม่ต้องกลัวผิด

11. พนักงานจะมีความรู้ และศักยภาพมากขึ้นเพื่อช่วยการจัดการงานในหน้าที่ของตัวเองได้เป็นอย่างดี

JIT (Just In Time) คือ การส่งสินค้าไปให้ทันตามเวลาที่ลูกค้ากำหนด ลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนต่อหน่วยลงได้มาก ซึ่งการจัดการทั้งกระบวนการตั้งแต่การจัดการปัจจัยการผลิตที่มีคุณภาพจำนวนถูกต้องลดการสูญเสียเข้าสู่การผลิตที่ใช้การวางแผนงาน คน อุปกรณ์และการจัดวางผังของงานให้ถูกต้องเหมาะสมต่อสภาพร่างกายของผู้ปฏิบัติงานที่ให้ผลผลิตสูงสุด คือ งานดีที่สุด แรงงานพึงพอใจ สุขภาพปลอดภัยทำให้งานคงค้างในสายการผลิตน้อยที่สุดและนำผลิตภัณฑ์ออกถึงลูกค้าให้เร็วที่สุดและมีคุณภาพที่สุด ซึ่งมี เงื่อนไข 3 ส่วน ได้แก่
1.ส่งสินค้าได้ทันเวลา หมายถึง ไม่ไปส่งสินค้าก่อนเวลาที่ลูกค้ากำหนด และไม่ไปส่งสินค้าช้ากว่าเวลาที่ลูกค้ากำหนด
2.ส่งสินค้าได้ถูกต้อง หมายถึง สินค้าที่ส่งไปจะต้องตรงกับสิ่งที่ลูกค้าต้องการ
3.จำนวนสินค้าถูกต้อง หมายถึง สินค้าที่ส่งไปมีจำนวนตรงกับที่ลูกค้าต้องการ ไม่ส่งเกินจำนวนหรือขาดจำนวน
                ถ้าเราส่งสินค้าไปก่อนเวลา ลูกค้าของเราคงมีปัญหาเรื่องการหาพื้นที่จัดเก็บวัตถุดิบ เนื่องจากยังไม่ถึงเวลาใช้วัตถุดิบนั้นๆ และถ้าเราส่งสินค้าไปไม่ทันเวลา หรือทันเวลาแต่ไม่ถูกต้อง หรือไม่ครบจำนวนที่ลูกค้าต้องการ ลูกค้าของเราคงต้องหาพื้นที่เก็บสิ่งที่ยังไม่ต้องการ ในขณะเดียวกันก็ขาดสิ่งที่เขาต้องการ อันเป็นเหตุให้เกิดการหยุดการผลิต ซึ่งถ้าเป็นโรงงานที่เป็น Just In Time และมีการขยายผลไปยัง Supplier ต่างๆ ที่เราเรียกว่า SCM (Supply Chain Management) แล้วจะพบความสูญเสียอย่าง มหาศาล เนื่องจาก Supplier อื่นๆ จำเป็นต้องหยุดการผลิตเพื่อรอเราเพียงเจ้าเดียว
                นอกจากนี้เรายังต้องเสียค่าใช้จ่ายในการนำสินค้าไปเปลี่ยนหรือส่งสินค้าเร่งด่วนเพิ่มเติม ซึ่งต้องเสียค่ารถบรรทุก เสียพนักงานที่ต้องไปตอบคำถามลูกค้า และที่สำคัญคือ เสียเครดิตทางการค้าด้วย ดังนั้นแล้วเราจะพบว่า Just In Time นั้นมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน สามารถลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนต่อหน่วยลงได้มากซึ่งการจัดการทั้งกระบวนการ

                ในสมัยเริ่มต้นระบบ JIT II ถูกพัฒนาขึ้นสำหรับบริหารงานอุตสาหกรรมให้มีประสิทธิภาพ แต่ปรัชญาของ JIT สามารถที่จะใช้กับระบบการดำเนินงานในการให้บริการ โดยเฉพาะงานบริการที่มีลักษณะคล้ายการผลิต (Manufacturing-like) ที่มีลักษณะของการปฏิบัติที่ซ้ำๆ มีปริมาณสูง และเกี่ยวข้องกับสิ่งของที่จับต้องได้ เช่น อาหาร ไปรษณียภัณฑ์ หรือเอกสาร เป็นต้น ขณะที่ระบบการบริการอย่างอื่นที่มีลักษณะเฉพาะเจาะจงสูง เช่น การตัดผม รักษาโรค หรือบำรุงรักษา ก็สามารถนำระบบ JIT มาประยุกต์ได้ แต่อาจอยู่ในระดับขั้นที่น้อยกว่า โดยความสำคัญของระบบ JIT คือการปรับปรุงระบบการดำเนินงานให้ยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพ โดยไม่ก่อให้เกิดการจัดเก็บหรือความซ้ำซ้อนของทรัพยากรดำเนินงาน ซึ่งสามารถนำมาประยุกต์ให้เป็น

ประโยชน์สำหรับการให้บริการด้วยรูปแบบ ดังต่อไปนี้

1. การดำเนินงานที่มีคุณภาพสูงอย่างต่อเนื่อง โดยการ Benchmark การออกแบบการบริการ และการพัฒนาคุณภาพ ช่วยให้กรบริการประสบความสำเร็จ โดยเฉพาะการสร้างทัศนคติแก่บุคลากรด้านบริการว่า คุณค่าของการบริการคือ การให้บริการที่ไม่มีข้อบกพร่อง (Defect-Free Service)
2. ระบบการจองและราคาที่แตกต่าง เป็นแนวปฏิบัติที่ผู้ให้บริการใช้จัดสรรน้ำหนักภาระงานให้อยู่ในระดับเดียวกัน (Uniform Facility Loads)
3. จัดวิธีการทำงานที่เป็นมาตรฐาน (Standardized Work Methods) โดยเฉพาะงานบริการที่ต้องกระทำซ้ำๆ กัน ซึ่งจะช่วยให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้เรายังต้องศึกษาและพัฒนาเทคนิคการทำงานอยู่เสมอ เพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
4. ความใกล้ชิดกับผู้ขายวัตถุดิบ (Close Supplier Tie) เพื่อให้เกิดความมั่นใจถึงคุณภาพในการส่งสินค้าที่รวดเร็ว และตรงตามความต้องการ ซึ่งสามารถประยุกต์กับการบริการที่เกี่ยวข้องกับจำนวน เช่น ร้านอาหารจานด่วน และของที่ผลิตจำนวนมาก เช่น Wal-Mart และ Kmart เป็นต้น
5. ปกติงานบริการต้องการพนักงานที่มีความรู้ ทักษะ และความสามารถหลากหลาย สามารถให้บริการได้ในหลายๆ ส่วน เช่น ช่างซ่อมเครื่องไฟฟ้า หรือรถยนต์ อย่างไรก็ดีความหลากหลายของทักษะจะขึ้นอยู่กับลักษณะของงานด้วย ถ้าธุรกิจมีงานที่มีความซ้ำมากก็จะใช้บุคคลที่ปฏิบัติงานเฉพาะหน้าที่ได้
6. เครื่องมือและเครื่องจักรอัตโนมัติเข้ามามีบทบาทที่สำคัญในการบริการแบบ JIT ตัวอย่างเช่น การบริการของธนาคารด้วยระบบ ATM ตลอด 24 ชั่วโมง
7. ระบบการให้บริการที่ต้องอาศัยเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ประกอบ เช่น ส่วนสนุก โรงพยาบาล หรือขนส่ง ต้องบำรุงรักษาให้เครื่องมือนั้นสามารถปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการบำรุงรักษาแบบป้องกัน (Preventive Maintenance) เพื่อไม่ก่อให้เกิดความเสียหายระหว่างการดำเนินงาน โดยเฉพาะบริการที่ต้องการความเชื่อมั่นของการดำเนินงาน
8. การเคลื่อนของวัตถุดิบแบบดึงสามารถประยุกต์สำหรับการบริการที่มีสิ่งของที่จับต้องได้ในปริมาณมาก เช่น ร้านอาหารจานด่วน ซึ่งจะช่วยให้สามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพและต้นทุนต่ำ เป็นต้น
9. ผู้จัดการของหน่วยงานบริการสามารถจัดการให้ระบบงานมีลักษณะการดำเนินงานแบบให้ความสำคัญกับผลิตภัณฑ์ โดยจัดพนักงานและเครื่องมือทำงานให้เลื่อนไหลอย่างเป็นระบบ และไม่ก่อให้เกิดเวลาการทำงานที่สูญเปล่า
                ไม่ว่าจะเป็นระบบการผลิตหรือการให้บริการระบบ JIT จะให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมของสมาชิก โดยเฉพาะพนักงานปฏิบัติการโดยจัดการทีมงานบนพื้นที่การทำงานกลุ่มขนาดเล็ก และเปิดโอกาสให้สมาชิกทุกคนแสดงความคิดเห็นในการพัฒนาระบบงานและคุณภาพของผลงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งระบบการผลิต หรือบริการ ข้อดีของระบบ JIT เป็นเหตุให้ผู้จัดการต้องประเมินประสิทธิภาพในระบบงานของตน และพิจารณาที่จะปรับปรุงการดำเนินงานให้เป็นไปตามปรัชญาของ JIT

เครื่องมือในการพัฒนาระบบสารสนเทศ SDLC คืออะไร

วงจรชีวิตของการพัฒนาซอฟแวร์ หรือ Software Development Life Cycle (SDLC) เป็นโครงร่างหรือแนวทางวิธีการ เพื่อใช้ทำความเข้าใจและเพื่อใช้เป็นขั้นตอนการพัฒนา ระบบสารสนเทศ หรือซอฟต์แวร์ให้สำเร็จ โดยการให้มาซึ่งซอฟแวร์อาจจะเป็นโดยการซื้อหรือการจ้างทำหรือการพัฒนาเองก็ได้ ระเบียบวิธีการพัฒนาซอฟแวร์มีอยู่หลายวิธีการ แต่ละวิธีการมีข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกัน ตัวอย่างระเบียบวิธีการพัฒนาซอฟแวร์ที่ได้รับความนิยม เช่น โครงสร้างแบบน้ำตก (Waterfall Model), โครงสร้างแบบก้นหอย (Spiral Model), วิธีการพัฒนาซอฟแวร์แบบคล่องแคล่วว่องไว (Agile Software Development)

ลำดับวงจรชีวิตของการพัฒนาซอฟแวร์

1.การวางแผน(Planning) เป็นขั้นตอนการการวางแผนงานโดย กำหนดรูปแบบของซอฟแวร์ ประมาณการต้นทุนในการพัฒนาระบบ กำหนดแนวทางของการพัฒนาระบบ กำหนดระยะเวลา เป็นต้น

2.การวิเคราะห์ความต้องการ(Analysis) เป็นขั้นตอนของการค้นหาความต้องการของระบบ และวิเคราะห์ความต้องการนั้น เพื่อให้เข้าใจภาพรวมและหน้าที่การทำงานของระบบ

3.การออกแบบ(Design) เป็นขั้นตอนการออกแบบส่วนประกอบต่างๆของซอฟแวร์ เพื่อให้ตรงกับความต้องการที่ได้วิเคราะห์มาแล้ว

4.การเขียนโปรแกรม(Development) เป็นขั้นตอนการสร้างระบบโดยการเขียนโปรแกรม ตามแนวทางการออกแบบจากขั้นตอนที่ผ่านมา

5.การทดสอบ(Testing) เป็นขั้นตอนการนำระบบที่ทำมาทดสอบการใช้งาน ว่าทำงานถูกต้องตามความต้องการที่ได้หรือไม่ ซึ่งการทดสอบนี้จะรวมถึงการทดสอบการเชื่อมโยงกับระบบซอฟแวร์อื่นๆที่เกี่ยวข้องด้วย

6.การประเมิน เป็นขั้นตอนการประเมินว่าระบบที่ผ่านการทดสอบแล้ว เหมาะสมที่จะนำไปใช้งานได้หรือไม่

7.การโอนย้ายข้อมูล(Data Conversion) เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลเก่าเข้าระบบใหม่ก่อนการนำระบบไปใช้จริง

8.การนำไปใช้งานงานจริง(Production) เป็นขั้นตอนที่นำระบบที่พัฒนาสำเร็จและผ่านการทดสอบแล้วไปใช้งาน โดยทำการติดตั้ง และสอนวิธีการใช้งานแก่ผู้ใช้

การให้ความช่วยเหลือ(Support) เป็นขั้นตอนของการให้ความช่วยเหลือต่อผู้ใช้เมื่อพบปัญหา โดยหากปัญหาที่เกิดไม่สามารถแก้ไขได้ จะต้องทำการพัฒนาระบบเพิ่มเติม ก็จะเริ่มวนไปที่ขั้นตอนแรกใหม่

Data Warehouse คืออะไร

Data Warehouse หมายถึง ฐานข้อมูลขนาดใหญ่ขององค์กรหรือหน่วยงานหนึ่งๆ ซึ่งเก็บรวบรวมข้อมูลจากฐานข้อมูลระบบงานประจำวัน หรือเรียกอีกอย่างว่า Operational database และฐานข้อมูลอื่นภายนอกองค์กร หรือเรียกว่า External database โดยข้อมูลที่ถูกจัดเก็บในคลังข้อมูลนั้น มีวัตถุประสงค์ในการนำมาใช้งาน และมีลักษณะของการจัดเก็บแตกต่างไปจากข้อมูลในฐานข้อมูลระบบงานอื่น    การย้ายข้อมูลจากฐานข้อมูลปกติ   เข้าไปไว้ใน Data Warehouse  มีข้อดีหลายอย่าง เช่น ทำให้องค์กรหรือเจ้าของข้อมูล  มีโอกาสได้ออกแบบรูปแบบการเก็บข้อมูลใหม่ให้เหมาะสมกับการเรียกใช้มากยิ่งขึ้นในงานเฉพาะด้าน  และทำให้เหมาะสำหรับการนำไปใช้ช่วยในการตัดสินใจ หรือใช้ในงานวิเคราะห์ นอกจากนั้นระบบ Data Warehouse  ยังรวมเอาข้อมูลที่ใช้อยู่ในปัจจุบันเข้ากับข้อมูลในอดีตเป็นฐานข้อมูลเดียวกัน สามารถเรียกใช้งานได้จากอินเตอร์เฟสแบบ กราฟิกได้โดยตรง (GUI) พร้อมสำหรับการจัดการข้อมูลและนำข้อมูลที่ได้ไปวิเคราะห์ ข้อดีอีกข้อก็คือ ระบบ Data Warehouse ทำให้ผู้ใช้ที่เป็นผู้บังคับบัญชาระดับสูง หรือเจ้าหน้าที่ทั่วไปสามารถเข้าถึงและเรียกใช้ฐานข้อมูลได้ด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ทางเทคนิคอีกต่อไป

คลังข้อมูลแตกต่างจากฐานข้อมูลอย่างไร
                โดยปกติแล้ว ฐานข้อมูลในองค์กรทั่วไปจะมีลักษณะที่ค่อนข้างทันต่อเหตุการณ์ ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลพนักงานก็จะเก็บเฉพาะพนักงานที่ทำงานในปัจจุบัน โดยจะไม่สนใจข้อมูลพนักงานเก่า ๆ ในอดีต ซึ่งอาจจะมีข้อมูลบางอย่าง ที่มีประโยชน์ต่อผู้บริหาร เพื่อใช้วิเคราะห์ประสิทธิภาพหรือความต้องการต่าง ๆ ขององค์กรนั้น ๆ ได้นอกจากนี้ ฐานข้อมูลแต่ละอันมักถูกออกแบบมาใช้เก็บข้อมูลเฉพาะด้าน จึงมีข้อมูลเฉพาะบางส่วนขององค์กรเท่านั้นฉะนั้นคลังข้อมูลจึงถูกออกแบบมา เพื่อรวบรวมข้อมูลในทุกส่วนของทั้งบริษัท ทั้งเก่าและใหม่ไว้ด้วยกัน ไม่มีการลบทิ้งข้อมูลเก่า ๆ ที่ไม่จริงในปัจจุบัน

สรุปโดยง่ายก็คือ

·         คลังข้อมูล ใช้เพื่อการวิเคราะห์ โดยมีข้อมูลทั้งในอดีตและปัจจุบัน

·         ฐานข้อมูล ใช้เพื่อทำการประมวล โดยจะมีเฉพาะข้อมูลปัจจุบันเท่านั้น